ISTITUTO COMPRENSIVO VIA DELLE AZZORRE
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
PER L’EROGAZIONE E FRUIZIONE DEI SERVIZI DIGITALI MESSI A DISPOSIZIONE DALLA PIATTAFORMA “UNICA”
La presente informativa è resa ai sensi dell’art.13 del Regolamento generale sulla protezione dei dati UE 2016/679 (nel seguito GDPR) e del D.lgs.101/2018 e ss.mm.ii. in relazione ai dati personali conferiti all’Istituto scolastico dagli interessati che fruiscono dei servizi digitali forniti dalla piattaforma “UNICA” del Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM), quali “E-Portfolio”, “Docente tutor”, “Gite Scolastiche” e altri servizi che saranno messi a disposizione dalla Piattaforma.
Tale piattaforma integra in un solo spazio digitale i servizi esistenti, nonché i nuovi servizi finalizzati ad accompagnare studentesse e studenti nel percorso di crescita, con l’obiettivo di supportarli a fare scelte consapevoli e a far emergere e coltivare i loro talenti durante il percorso di scuola secondaria.
- Chi tratta i miei dati?
Il Titolare del trattamento dei dati personali è l’Istituto scolastico I.C. VIA DELLE AZZORRE, con sede in Via delle Azzorre, 314, PEC: __rmic84000a@pec.istruzione.it.
Il Titolare ha provveduto a designare il Responsabile della Protezione dei dati, il quale può essere contattato tramite posta elettronica all’indirizzo e-mail: privacy@liquidlaw.it.
- Qual è la base giuridica e quali sono le finalità?
Il trattamento dei dati sarà effettuato, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e del periodo di conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità, riservatezza, responsabilizzazione di cui all’art. 5 del GDPR.
La base giuridica del trattamento è costituita dall’esecuzione di un compito di interesse pubblico o di rilevante interesse pubblico (diritto all’istruzione) di cui è investito l’Istituto scolastico, e in particolare dell’articolo 21, commi 4-ter e seguenti, del Decreto-Legge del 22 giugno 2023, n. 75, convertito, con modificazioni, dalla Legge del 10 agosto 2023, n. 112, nonché del Decreto attuativo di natura non regolamentare, adottato ai sensi del comma 4-quinquies del medesimo articolo 21 e delle norme ivi richiamate quali, in particolare, il Decreto Ministeriale del 22 dicembre 2022, n. 328, concernente l’adozione delle «Linee guida per l’orientamento».
L’Istituto scolastico, in qualità di Titolare del trattamento, provvederà al trattamento dei dati personali forniti dagli interessati per il perseguimento delle seguenti finalità:
– fruizione con modalità semplificate dei servizi digitali a sostegno del diritto allo studio;
– agevolazione delle comunicazioni scuola – famiglia, con particolare attenzione al tema dell’orientamento (e fruire in modo organico e personalizzato di tutti i servizi digitali relativi all’orientamento, alle iscrizioni, ai pagamenti, nonché alle iniziative a sostegno del diritto allo studio);
– consultazione di informazioni e dati utili per una scelta consapevole del percorso scolastico e post – scolastico;
– erogazione dei singoli Servizi Digitali quali
- E-Portfolio (che mira a supportare e accompagnare gli studenti e le famiglie durante l’intero percorso di istruzione),
- Docente Tutor (che mira a garantire un effettivo supporto a favore di studenti e studentesse nel percorso di studi, da parte del Docente Tutor, nonché ad agevolare l’esercizio dei compiti attribuiti al medesimo),
- Gite Scolastiche (che consente alle famiglie di studenti e studentesse di presentare la candidatura ai fini dell’ottenimento del contributo economico per la partecipazione a viaggi d’istruzione e visite didattiche e mira a consentire la più ampia partecipazione a viaggi d’istruzione e visite didattiche da parte di studenti e studentesse),
- altri servizi che saranno messi a disposizione dalla Piattaforma, nell’ambito della specifica utenza assegnata a Codesto Istituto scolastico.
- Quali tipologie di dati vengono trattati e chi sono gli interessati?
Per le finalità istituzionali di cui sopra, l’Istituto scolastico tratterà dati personali comuni (per esempio: dati anagrafici, dati di contatto, codice fiscale, indirizzo email e credenziali di accesso, anno di corso e classe di riferimento, informazioni sulle abilitazioni scolastiche, certificazione delle competenze e curriculum dello studente). Possono essere, inoltre, oggetto di trattamento categorie particolari di dati (es. stato di salute) solo qualora conferiti volontariamente da parte degli utenti, all’interno dei campi di testo a compilazione libera.
I dati personali ivi indicati si riferiscono alle seguenti categorie di interessati:
- studenti di età superiore a dieci anni, frequentanti la scuola secondaria di primo e di secondo grado;
- genitori/esercenti la responsabilità genitoriale;
- docenti;
- docenti tutor;
- dirigente scolastico/coordinatore;
- personale amministrativo di segreteria scolastica.
Non è richiesto il conferimento di dati riconducibili alle categorie particolari di cui agli articoli 9 e 10 del GDPR. L’eventuale conferimento di dati particolari, da parte degli interessati, può avvenire esclusivamente su base volontaria, all’interno dei campi di testo a compilazione libera presenti nelle sezioni della piattaforma dedicate agli specifici servizi.
- A chi vengono comunicati o inviati i dati?
Potranno accedere ai dati personali nel rispetto delle finalità sopra indicate, i soggetti autorizzati ed appositamente istruiti dall’Istituto scolastico. Il Titolare potrà comunicare i dati personali anche all’esterno a soggetti terzi, la cui attività risulta necessaria al conseguimento delle finalità indicate al punto 2. della presente informativa.
L’istituto scolastico, per il tramite della propria segreteria amministrativa, comunica i dati personali sopra indicati al Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM) per consentire l’associazione/abilitazione degli utenti (studenti, genitori/esercenti la responsabilità genitoriale e docenti) all’uso della Piattaforma UNICA.
L’Istituto scolastico può comunicare i dati personali di cui è titolare anche ad altre amministrazioni pubbliche qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale nonché a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista da disposizioni comunitarie, norme di legge o regolamenti, oltre ad enti di assicurazione per eventuali pratiche infortuni.
- Modalità del trattamento
I dati personali saranno trattati secondo i principi previsti dall’art. 5, comma 1 lettera e) del Regolamento UE 2016/679.
La gestione e la conservazione dei dati personali raccolti dall’ Istituto scolastico avvengono su server ubicati all’interno dell’Istituto sia sul server del MIM, quale soggetto gestore dell’infrastruttura della Piattaforma UNICA attraverso la quale l’Istituto scolastico eroga i servizi oggetto della presente informativa, il quale viene nominato “Responsabile del trattamento” a norma dell’art. 28 del GDPR.
La Piattaforma UNICA è alimentata attraverso le seguenti operazioni:
- interconnessione con sistemi informativi afferenti al mondo dell’istruzione;
- caricamento di Dati ulteriori da parte degli Utenti, qualora non disponibili con la modalità di cui al precedente punto i).
La Piattaforma è, altresì, interconnessa con l’Anagrafe Nazionale Studenti (ANS) di cui al Decreto Legislativo del 15 aprile 2005, n. 76 e al Decreto Ministeriale del 25 settembre 2017, n. 692, nonché, allorquando diventerà operativa, con l’Anagrafe Nazionale dell’Istruzione (ANIST), istituita dall’articolo 62-quater del CAD.
Il trattamento avviene in ogni caso in modalità elettronica mediante registrazione, elaborazione, archiviazione e trasmissione dei dati, con ausilio di strumenti informatici.
I dati personali saranno trattati con l’impiego di misure di sicurezza idonee ad impedire l’accesso ai dati da parte di personale non autorizzato ed a garantire la riservatezza e l’integrità degli stessi.
- I dati vengono trasferiti in paesi extra UE?
Non sono previsti trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali.
Il Titolare assicura fin d’ora che qualora si renda necessario il trasferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 3), a Paesi extra UE o ad organizzazioni internazionali, esso potrà avvenire solo verso Paesi terzi rispetto ai quali esiste una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (art.45 GDPR) oppure verso Paesi terzi che garantiscono un adeguato livello di protezione dei dati personali, diversamente il trasferimento potrà avvenire esclusivamente dietro richiesta dell’interessato, in base all’art. 49 par. 1 lett b) del GDPR.
- È obbligatorio fornire i dati? Per quanto tempo vengono conservati?
Il conferimento dei dati personali è necessario per garantire l’accesso all’area privata della Piattaforma da parte degli Interessati.
I dati personali saranno conservati in base agli obblighi di archiviazione imposti dalla normativa vigente comunque per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.
In particolare, i dati personali trattati nell’ambito della gestione degli accessi non sono oggetto di conservazione nell’ambito della Piattaforma medesima, in quanto contenuti all’interno di banche preesistenti e ivi conservate nel rispetto delle normative di riferimento, ad esclusione del codice fiscale necessario ai fini del riconoscimento dell’Utente, che è salvato all’interno di una apposita banca dati della Piattaforma, che ne permetterà la conservazione e la relativa visualizzazione per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge. Il codice fiscale sarà conservato nel rispetto delle seguenti tempistiche:
– fino alla cessazione del ruolo in funzione del quale è autorizzato l’utilizzo della Piattaforma relativamente agli Utenti dirigente/coordinatore, personale di segreteria, docente e docente tutor;
– fino alla conclusione del percorso scolastico dello studente relativamente agli Utenti studente e genitore.
I file di log di navigazione per profilo, raccolti nell’ambito della Piattaforma, sono invece conservati per 12 (dodici) mesi, decorsi i quali i dati saranno oggetto di cancellazione irreversibile.
Decorso il periodo di conservazione, i dati personali e le informazioni oggetto di trattamento verranno cancellati in modo irreversibile.
- Che diritti ho sui miei dati?
L’interessato ha diritto di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati che lo riguardano, la loro rettifica o la cancellazione, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento; di ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico; di opporsi in tutto od in parte all’utilizzo dei dati; nonché di esercitare gli altri diritti a questi riconosciuti dalla disciplina applicabile. L’interessato può altresì proporre reclamo all’Autorità di controllo (www.garanteprivacy.it). I predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inoltrata al Titolare del trattamento o al Responsabile della Protezione dei Dati ai recapiti sopra indicati. Il Responsabile della protezione dei dati è contattabile anche all’indirizzo e-mail: privacy@liquidlaw.it.
Il Titolare è tenuto a rispondere entro un mese dalla data di ricezione della richiesta, termine che può essere esteso fino a tre mesi nel caso di particolare complessità dell’istanza.
Per quanto non specificato all’interno del presente documento, si rimanda all’informativa generale degli studenti pubblicata nella sezione “privacy” del sito web istituzionale dell’Istituto scolastico e all’informativa sul trattamento dei dati personali, fornita dal Ministero dell’istruzione e del merito (MIM), eseguito ai fini dell’accesso alla Piattaforma UNICA.
Il presente documento è aggiornato al mese di ottobre 2023